Reglement betreffende de bezetting van schoollokalen door de derden - Wijziging.

Raad van 17 mei 2022

De Gemeenteraad,
Gelet op artikelen 117 en 119 van de Nieuwe Gemeentewet;
Gelet op zijn beraadslaging van 19.09.1995, waarbij hij de bezetting van schoollokalen door derden regelt;
Gelet op de beraadslaging van 01.01.2008 over de wijziging van het reglement betreffende de bezetting van schoollokalen door derden, waarbij de te volgen procedure, de in acht te nemen voorwaarden voor de bezetting, de identificatie van de plaatsen die kunnen worden bezet, alsmede de mogelijkheid van opzegging om elke noodzakelijk geachte reden worden ingevoerd;
Overwegende dat het noodzakelijk is dit reglement met ingang van het schooljaar 2022-2023 te wijzigen teneinde de lijst van voor verhuur beschikbare lokalen te actualiseren, een voorrangssysteem voor de inwoners van Watermaal-Bosvoorde in te voeren, de procedure voor de huuraanvraag aan te passen en de criteria voor toewijzing of weigering vast te stellen;
Op voorstel van het Schepencollege ;
BESLIST :
De bezetting van schoollokalen als volg te regelen : 
Artikel 1 – Voorwerp van de reglement
Art. 1.1. Dit reglement bepaalt de voorwaarden voor het toekennen en het innemen van schoollokalen met het oog op het organiseren van educatieve, culturele, sportieve, sociale of filantropische activiteiten door elke natuurlijke of rechtspersoon, handelend voor niet-commerciële doeleinden, die een aanvraag tot toelating heeft ingediend voor het in gebruik nemen van de schoollokalen die toebehoren aan de gemeente Watermaal-Bosvoorde.
Art. 1.2. Lokalen die tijdens het schooljaar buiten de schoolvakanties en de openingsuren van de scholen ter beschikking van derden worden gesteld:
a.   Gymzalen, refter, klaslokalen van gemeentescholen:
  • La Sapinière - Terhulpensesteenweg, 344 - 1170 Brussel
  • Les Cèdres – Bosrechterstraat, 8 - 1170 Brussel (geen refter)
  • La Futaie – Lieveheersbeestjeslaan, 65 - 1170 Brussel
b.   Gymzaal van Bosvoorde-Centrum - Payfa-Fosseprezplein, 10 - 1170 Brussel
c.   Schoolkantine – Bosduifstraat, 1 - 1170 Brussel
Art.1.3. Tijdens de schoolvakanties, alleen voor cursussen voor kinderen tot 12 jaar:
Alle gemeentescholen, dus naast de bovenstaande lijst,
  • Le Colibri - Kolibrieplein 1 - 1170 Brussel
  • Les Aigrettes – Zilverreigersstraat, 6 - 1170 Brussel
  • Les Naïades – Najadenlaan, 21 A - 1170 Brussel
  • Le Karrenberg - François Ruytinxstraat, 31 - 1170 Brussel
Artikel 2 - Bevoegdheid – Toestemming tot bezetting
Art. 2.1. Elke aanvraag tot ingebruikneming moet vooraf ter goedkeuring aan het College van Burgemeester en Schepenen worden voorgelegd.
Met uitzondering van de aanvragen voor de volgende beroepen, die rechtstreeks door de dienst Onderwijs worden behandeld:
  • vergaderingen van ouderverenigingen van plaatselijke scholen
  • door het college georganiseerde buurtvergaderingen;
  • organisatie van verkiezingen;
  • activiteiten die worden georganiseerd door het gemeentebestuur en gemeentelijke non-profitorganisaties;
  • activiteiten georganiseerd in samenwerking met en met de steun van de gemeente Watermaal-Bosvoorde.
Art. 2.2. De toestemming is een eenzijdige akte van het gemeentebestuur ; aan deze toestemming zijn een aantal voorwaarden verbonden, die door het gemeentebestuur worden vastgelegd. Het naleven van deze voorwaarden is een voorwaarde voor de handhaving van de toestemming.
Art. 2.3. Het College van Burgemeester en Schepenen kan weigeren lokalen ter beschikking te stellen aan een natuurlijke of rechtspersoon die in het verleden geen blijk heeft gegeven van respect voor de gemeentelijke eigendommen en in het bijzonder voor de volgende tekortkomingen (niet-exhaustieve lijst):
  • Het niet respecteren van gemeenschappelijke eigendommen;
  • Niet-betaling van de huurprijs;
  • Ongeoorloofde onderverhuur.
Artikel 3 – Bezettingsaanvraag van schoollokaal
Art. 3.1. Elke aanvraag moet ten vroegste drie maanden vóór en uiterlijk twee weken vóór de officiële datum van ingebruikneming (zie artikel 3, lid 4) per post of e-mail worden toegezonden aan het volgende adres:
College van de Burgemeester en Schepenen van en te Watermaal-Bosvoorde
Onderwijsdienst 
Antoine Gilsonplein, 1
1170 Brussel
Art. 3.2. Aanvragen moeten worden ingediend met behulp van het aanvraagformulier voor de bezetting van een school, dat beschikbaar is op de website van de gemeente www.watermaal-bosvoorde.be (Word-document dat moet worden gedownload) of door per e-mail contact op te nemen met de Dienst Onderwijs.
Voorafgaande bezoeken kunnen alleen op afspraak worden georganiseerd (te maken met de Dienst Onderwijs, die de contactgegevens van de verantwoordelijke zal verstrekken);
Art. 3.3. De aanvraag moet de volgende gegevens bevatten
  • naam, voornaam, adres en telefoonnummer van de aanvragende persoon of van de persoon die juridisch verantwoordelijk is voor de aanvragende organisatie;
  • naam van de organisatie en kopie van de statuten, indien van toepassing;
  • aangevraagde lokalen en reden voor ingebruikneming;
  • of de activiteit gratis of tegen betaling is, met vermelding van de gevraagde prijs, indien van toepassing;
  • data/periodes en tijden die voor de bezetting worden gevraagd.
Art. 3.4. Aanvragen voor verlenging van langdurige bewoning gedurende het schooljaar moeten vóór 31 mei worden ingediend en hebben voorrang boven nieuwe aanvragen.
Art. 3.5. De aanvragen om occasionele bezetting moeten uiterlijk twee weken voor de geplande datum van ingebruikneming worden ingediend.
Art. 3.6. De aanvragen worden in chronologische volgorde van binnenkomst behandeld.  Indien de in behandeling genomen aanvragen echter betrekking hebben op dezelfde periode, zal voorrang worden gegeven aan personen die hun woonplaats of zetel in Watermaal-Bosvoorde hebben.
Art. 3.7. De schooldirectie brengt haar oordeel over het verzoek in bij het departement Onderwijs.
Art. 3.8. Het College van Burgemeester en Schepenen beslist over het al dan niet toestaan van de terbeschikkingstelling van de gevraagde lokalen.
Art. 3.9. De kennisgeving van de door het College van Burgemeester en Schepenen genomen beslissing wordt door de beheerder van de schoollokalenverhuur van de Dienst Onderwijs aan de aanvrager toegezonden. 
Artikel 4 - Types bezetting
Er zijn drie types bezetting:
  • Langdurige bezetting (minimaal 3 maanden of langer) - meestal toegestaan voor het schooljaar. Minimum van 2 uur.
  • Occasionele bezetting - voor een halve dag, een dag of meerdere dagen - minimum van 4 uur.
  • Occasionele wekelijkse bezetting tijdens schoolvakanties, voor de organisatie van kindercursussen. Dagtarief.
Artikel 5 – Bezettingsperiodes
Art. 5.1. Buiten de uitzonderingen toegestaan door het College van Burgemeester en Schepenen, wordt de bezetting van schoollokalen gedurende alle schoolvakantieperiodes onderbroken, alsook op feestdagen en tijdens de maanden juli en augustus.
Art. 5.2. Gezien de hervorming van de schoolroosters, zullen de bezettingen van de gebouwen gebaseerd zijn op de schoolkalender (eind augustus tot begin juli, data variëren elk jaar).
Art. 5.3. De bezettingen kunnen bovendien voor elke dag van de week worden toegestaan, met inbegrip van zaterdagen en zondagen. Nochtans zal er geen langdurige bezetting op zondag worden toegekend.
Art. 5.4. Het gemeentebestuur zal erop toezien dat de rustdagen toegestaan aan de conciërges van de schoolgebouwen worden gerespecteerd. Behalve in uitzonderlijke gevallen is geen bezetting na 22u toegelaten.
Artikel 6 – Bezettingsvoorwaarden en verantwoordelijkheid
Art. 6.1. De gebruikers, welke deze ook mogen zijn, verbinden zich ertoe de goede werking van de schoolinstelling niet te verstoren, de lokalen of installaties als goede huisvader te gebruiken, deze achter te laten in hun oorspronkelijke staat, niet toe te laten dat er in de school wordt gerookt.
Art. 6.2. In geen enkel geval mogen de voorziene activiteiten afbreuk doen aan het onderwijs, noch aan de kwaliteit of de naam ervan.
Art. 6.3. Het in goede staat achterlaten van de lokalen na gebruik, in het bijzonder wat de netheid betreft, is de verantwoordelijkheid van de bezetter.
Art. 6.4. De schoollokalen worden gebruikt overeenkomstig hun oorspronkelijke structuur en hun bestemming. In het bijzonder zullen de vloerbedekkingen van de gymnasiums indien nodig worden beschermd. Het gemeentebestuur behoudt zich het recht voor elke bezetting te verbieden indien deze niet conform is aan de eerste bestemming van de plaats.
Art. 6.5. Enkel de lokalen worden ter beschikking van de gebruikers gesteld. In geen enkel geval kan gebruik worden gemaakt van het pedagogische of sportief materieel dat er aanwezig is.
Art. 6.6. Het materieel dat aan de gebruikers toebehoort blijft uitsluitend onder hun toezicht en verantwoordelijkheid. Bij verdwijning of beschadiging van dit materieel mag het gemeentebestuur van Watermaal-Bosvoorde helemaal niet aansprakelijk worden gesteld.
Art. 6.7. De brandblusapparaten moeten tijdens de gehele bezetting toegankelijk blijven.
Art. 6.8. Het is verboden de veiligheidspictogrammen te verdoezelen.
Art. 6.9. Het is verboden de toegang te blokkeren tot nooddeuren die open moeten staan.  Deze uitgangen mogen in geen geval als hoofdtoegang of secundaire toegang worden gebruikt. De deuren mogen noch in de open noch in de gesloten stand worden geblokkeerd.
Art. 6.10. De huurder moet ervoor zorgen dat alle aanwezige personen het pand hebben verlaten.
Art. 6.11. De huurder zorgt ervoor dat de lichten worden gedoofd, dat de ramen worden gesloten en dat de deuren die naar buiten leiden naar behoren worden afgesloten alvorens de ruimten te verlaten.
Art. 6.12. Het is verboden rechtstreeks op muren, deuren en ramen te spijkeren, schroeven of lijmen.
Art. 6.13. Om hygiënische redenen zijn dieren niet toegestaan in de lokalen.
Art. 6.14. Het is verboden rookmelders die zich in de aan de huurder ter beschikking gestelde ruimten bevinden te verbergen, te verwijderen of buiten werking te stellen.
Art. 6.15. Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 13 december 2005, in werking getreden op 1 januari 2006, is roken ten strengste verboden in de lokalen van de gemeente (MB 22/12/2005).
Art. 6.16. Het gemeentebestuur wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van ongevallen tijdens of ter gelegenheid van de bijeenkomsten, hetzij voor het tot deelname toegelaten publiek, hetzij voor de leden van de groep, alsook voor de materiële schade die uit deze ongevallen zou kunnen voortvloeien.
Art. 6.17. In geval van annulering door het College van Burgemeester en Schepenen van een activiteit of evenement wegens overmacht, kan van de gemeente geen financiële compensatie worden gevraagd, behalve de terugbetaling van de vergoeding.
Artikel 7 – Bezettingsweigering
Art. 7.1. Alle aanvragen om langdurige bezetting voor activiteiten die vergelijkbaar zijn met de cursussen die door de Academie voor Schone Kunsten en de Muziekacademie worden gegeven, zullen worden afgewezen, om de twee academies niet te benadelen.
Occasionele verzoeken zullen in overleg met het schepencollege worden toegestaan, maar zullen uitzonderlijk blijven. 
Artikel 8 - Opzegging
Art. 8.1. Het bestuur behoudt zich het recht voor een bezetting te onderbreken of te annuleren om elke andere noodzakelijk geachte reden (pedagogische conferenties, schoolfeesten, tentoonstellingen, ...) of elke andere reden buiten haar wil (technisch probleem, dringende werken, afwezige conciërge, ...), zonder schadeloosstelling noch terugbetaling van welke aard dan ook.
Art. 8.2. Er kan een einde worden gemaakt aan de bezetting zonder vooropzeg of schadeloosstelling, voor de in de toestemming bepaalde termijn, onder andere in geval van een tekortkoming aan discipline of welvoeglijkheid, of in geval van beschadiging aan de gebouwen, het materieel of het meubilair, of in het geval van het niet naleven van de bezettingsvoorwaarden.
Hetzelfde geldt als de verschuldigde bedragen niet binnen de opgelegde termijn worden betaald.
Art. 8.3. Wat betreft langdurige bezettingen (het ganse schooljaar of meerdere maanden) kan de toestemming tot bezetting zonder enige schadeloosstelling worden ingetrokken, indien er geen reële bezetting is gedurende drie opeenvolgende weken. Hierbij wordt geen rekening gehouden met onderbrekingen voor de schoolvakantie.
Art. 8.4. In geval van overmacht of wanneer de belangen van de gemeente het onmogelijk maken om de lokalen ter beschikking te stellen, heeft het College van Burgemeester en Schepenen het recht om een toegekende ingebruikneming te annuleren door terugbetaling van de ontvangen bedragen of door een andere datum of een andere periode voor te stellen, naargelang het geval, en bijgevolg zonder schadevergoeding voor de bewoner.  
Artikel 9 – Vergoedingen
Art. 9. De bezettingstarieven en de mogelijke vrijstellingen zijn bepaald in het reglement betreffende de vergoeding verschuldigd bij de bezetting van schoollokalen door derden.
Artikel 10 - Varia
Art. 10.1. Voor alle bezettingen worden de gewone sanitaire installaties (wc’s-urinoirs-lavabo's) ter beschikking gesteld zonder bijkomende vergoedingen.
Art. 10.2. Het gebruik van telefoonlijnen (met uitzondering van spoedgevallen of welk ander gevaar dan ook) is strict verboden.
Art. 10.3. De gebruikers verbinden zich ertoe de school zo spoedig mogelijk en per telefoon te verwittigen in het geval dat een bezetting wordt geannuleerd. Het komt de verantwoordelijke van de activiteit eveneens toe zelf de deelnemers in geval van annulatie te verwittigen.
Art. 10.4. Betreffende de langdurige bezettingen zal er geen terugbetaling gebeuren bij het annuleren van een bezetting door de gebruiker. Wat gelegenheids- of punctuele bezettingen betreft, moet de gebruiker de vergoeding ook betalen indien de annulatie minder dan 15 dagen voor de datum toegestaan voor de bezetting, gebeurt, met uitzondering van overmacht.
Artikel 11 - Verzekeringen
Art. 11.1. Met uitzondering van activiteiten die door de school of het gemeentebestuur worden georganiseerd, moeten de bewoners een verzekering "Burgerlijke Aansprakelijkheid" en "Persoonlijke Ongevallen" afsluiten bij een verzekeringsmaatschappij van hun keuze.
Het betalingsbewijs van de premies moet aan de gemeentedienst bevoegd voor het beheer van schoolgebouwen en gelijkgestelde (Dienst Onderwijs), worden overgemaakt.
De bezettingstoestemming wordt pas effectief na uitvoering van deze formaliteit.
Artikel 12 – Intrekking – Inwerkingtreding
Art. 12.1. Het reglement betreffende het gebruik van schoollokalen door derden, die op 1 juli 2008 door de Gemeenteraad is goedgekeurd, wordt ingetrokken zodra het onderhavige reglement in werking treedt.
Art. 12.2. Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2022 na de in de artikelen 112 en 114 van de nieuwe gemeentewet voorgeschreven publicatieformaliteiten.
Art. 12.3. Het Schepencollege is belast met de uitvoering van bovenvermelde beslissingen.